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Assistant (f/m/d)

Karrierestufe:  Berufserfahren
Standort: 

München, DE, 80335

Verfügbar bis:  09/30/2022
Fachgebiet:  Strategie / Assistenz
Einheit:  Allianz Real Estate
Einstellende Einheit:  Allianz Real Estate GmbH
Vollzeit/Teilzeit:  Vollzeit
Homeoffice:  Hybrides Arbeiten
Beschäftigungsverhältnis:  Dauerhaft
ID:  12400

Key responsibilities:

 

  • Manage and maintain the Board Member's daily business
  • Ensure busy diary commitments, papers, travel arrangements (i.e. flights, hotels, visa, personal bookings) and travel expense reports are managed effectively including troubleshooting problems
  • Coordinate travel and accommodation requirements in connection with others and ensure arrangements in place for the board member
  • Refine general information, queries, phone calls and invitations to the board member by redirecting or taking forward such contact as appropriate
  • Liaise with relevant individuals, external organizations etc. to arrange meetings and prepare agendas
  • Gift & Entertainment Reporting (Compliance) as well as accounting
  • Undertake any other duties as requested by the board member, for example support the department in organizational topics (i.e. international offsites) as well as prepare presentation
  • Representation/Substitute for the Personal Assistant of ARE CEO

 

To be successful in the role:

 

You will have…

  • Commercial education, ideally a Bachelor’s degree or secretarial qualification
  • At least 5 years’ working experience in an administration/executive assistant/personal assistant role in a fast paced environment
  • Excellent ability to prioritize and anticipate needs
  • Experience in diary management/researching and booking of travel and accommodation
  • Relevant working experience in a large organization in an international environment
  • Proficient at MS office (i.e. Outlook, Word, Excel and PowerPoint)
  • Ability to work autonomously, but also to be a great team player
  • High level of confidentiality
  • Very good communication skills, precise written and oral skills
  • Fluency in German and English is required

 

Ideally you will also have…

  • Fluency in French
  • Good understanding of the insurance industry and/or real estate is highly beneficial

 

Die Allianz Group ist eine der am meisten vertrauten Versicherungs- und Vermögensverwaltungsgesellschaften der Welt. Die Betreuung unserer Mitarbeiter, ihrer Ambitionen, Träume und Herausforderungen macht uns zu einem einzigartigen Arbeitgeber. Gemeinsam können wir ein Umfeld schaffen, in dem sich jeder befähigt fühlt und das Vertrauen hat, zu forschen, zu wachsen und eine bessere Zukunft für unsere Kunden und die Welt um uns herum zu gestalten.
Wir bei der Allianz glauben an eine vielfältige und integrative Belegschaft und sind stolz darauf, ein Arbeitgeber für Chancengleichheit zu sein. Wir ermutigen Sie, Ihr ganzes Selbst bei der Arbeit einzubringen, egal, wo Sie herkommen, wie Sie aussehen, wen Sie lieben oder woran Sie glauben.
Wir freuen uns daher über Bewerbungen unabhängig von ethnischer oder kultureller Herkunft, Alter, Geschlecht, Nationalität, Religion, Behinderung oder sexueller Orientierung.
Schön, Sie an Bord zu haben. Let's care for tomorrow.
Hinweis: Diversity of Minds ist ein wesentlicher Bestandteil der Unternehmenskultur der Allianz. Ein Mittel, um vielfältige Teams zu erreichen, ist ein regelmäßiger Wechsel von Allianz Executive Mitarbeitern über Funktionen, Allianz Einheiten und Regionen hinweg. Daher erwartet das Unternehmen von seinen Mitarbeitern eine allgemeine Offenheit und eine hohe Motivation, regelmäßig Positionen zu wechseln und Erfahrungen innerhalb der Allianz Gruppe zu sammeln.