Allianz Executive Assistant Program:
Vorständin und Executive Assistant über Vertrauen, Verantwortung und den Weg
ins Management

Wie ist es, direkt mit einer Vorständin zusammenzuarbeiten? Und was lernt man dabei über Führung, das kein Seminar vermitteln kann? In diesem Beitrag erfährst du, wie das Matching im Executive Assistant Program (EAP) abläuft, welche Aufgaben Executive Assistants übernehmen und warum beide Seiten die Zusammenarbeit als eine der wertvollsten Erfahrungen ihrer Karriere beschreiben.

Tina Riedl, Chief Operating Officer der Allianz Private Krankenversicherungs-AG, und ihre Executive Assistant Dr. Laura Lohoff geben Einblicke in ihren Alltag, ihre Zusammenarbeit und die Entwicklungsmöglichkeiten des Programms.

Wie funktioniert das Matching zwischen Vorstandsmitglied und Executive Assistant?

Nach dem erfolgreichen Auswahlverfahren steht die persönliche Passung zwischen Vorstandsmitglied und Executive Assistant im Mittelpunkt. Für Tina Riedl ist dabei entscheidend, ob Arbeitsstil und Persönlichkeit zusammenpassen: „Im Gespräch muss ich kein fachliches Wissen mehr abfragen. Ich fokussiere mich darauf, ob die Motivation, der Arbeitsstil sowie das Zwischenmenschliche miteinander harmonieren.“

Laura überzeugte besonders durch ihr Interesse und ihren Antrieb: „Was mir an Laura sehr gefallen hat, ist ihr Wille zu lernen und die Neugier, die sie mitbringt. Sie schreckt nicht davor zurück, ein neues Thema anzugehen!“

Auch für Laura war das Matching ein Schlüsselmoment. Neben den Themen rund um Digitalisierung und IT überzeugten sie vor allem die persönliche Ebene und der Führungsstil: „Nach dem Gespräch wusste ich: Das ist ein Match.“

Ihr Rat an zukünftige Bewerber:innen: „Leg den Fokus auf das Persönliche. Jeder, der durch den Bewerbungsprozess geht, ist clever genug, sich Inhalte anzueignen. Aber die zwischenmenschliche Ebene zählt jeden Tag und macht den Unterschied aus."

Warum ist ein gutes Match kein Nice-to-have?

Für Tina Riedl ist eine vertrauensvolle Zusammenarbeit unverzichtbar: „Zeit ist das rarste Gut, das man in meiner Position hat. Deshalb ist es eine extreme Erleichterung, wenn wir uns schnell verstehen und wissen, worüber wir sprechen."

Je besser Arbeitsweise und Kommunikation harmonieren, desto schneller und effektiver können Entscheidungen vorbereitet und Themen vorangetrieben werden.

Zusammenarbeit auf Augenhöhe: Was macht ein starkes Tandem aus?

Die Basis ihres Tandems ist gegenseitiges Vertrauen. Tina schätzt besonders Lauras schnelle Auffassungsgabe: „Wenn sie etwas einmal gemacht hat, setzt sie es beim nächsten Mal routiniert und souverän um – als hätte sie es schon jahrelang getan.“

Ebenso wichtig ist ihr Lauras Mut, echtes Feedback zu geben: „Das ist wichtig und total wertvoll. Jemanden zu haben, der den Mut hat, eine andere Meinung zu vertreten und sie auch auszusprechen.“

Offene Diskussionen und unterschiedliche Perspektiven sind ausdrücklich erwünscht. „Mein Office ist die Stelle, an der ich immer offen sein kann“, beschreibt Tina Riedl den Austausch. Laura erlebt die Zusammenarbeit genauso: „Ich habe immer das Gefühl, ich darf meine Meinung sagen, meine Perspektive einbringen und Argumente vorbringen.“

Auch wenn die finale Entscheidung beim Vorstand oder der Vorständin liegt, erfolgt die tägliche Zusammenarbeit auf Augenhöhe. Genau diese Verbindung aus strategischer Nähe, gegenseitigem Vertrauen und offenem Sparring macht die Partnerschaft im Executive Assistant Program so besonders.

Welche Aufgaben übernimmt ein Executive Assistant wirklich?

Wer bei der Rolle vor allem an Terminplanung denkt, greift zu kurz. Tina Riedl beschreibt Lauras Aufgabe treffend: „Sie managt mich.“
Executive Assistants behalten den Überblick über laufende Themen, bündeln Informationen und bereiten Entscheidungsgrundlagen vor. „Laura erinnert mich auch zum Beispiel daran, dass heute eine gewisse Entscheidung ansteht und sie bereits Entscheidungshilfen vorbereitet hat“, erklärt Tina.

Darüber hinaus bereiten Executive Assistants Vorstandstermine und Managementmeetings inhaltlich vor sowie erhalten Einblicke in die strategische Steuerung und Entwicklung eines Unternehmensbereichs.

Gleichzeitig können sie eigene Themen verantworten. Laura treibt beispielsweise das Thema Künstliche Intelligenz in der Allianz Private Krankenversicherungs-AG mit voran. Für Tina Riedl ist das ausdrücklich gewünscht: „Wenn ein Executive Assistant gerne ein Thema übernehmen möchte, kann er oder sie das tun.“

Das größte Missverständnis über die Rolle? Laura sagt: „Dass es die eine Executive Assistant oder den einen Executive Assistant gibt.“ In Wahrheit wird die Position vom jeweiligen Vorstand, Unternehmensbereich und den individuellen Interessen geprägt.

Was kannst du an der Seite des Top-Managements lernen?

Das Executive Assistant Program bietet die Möglichkeit, Führung und strategische Entscheidungen aus nächster Nähe zu erleben. Tina Riedl kennt diese Perspektive selbst aus ihrer früheren Tätigkeit als Executive Assistant einer CEO und bezeichnet diese Erfahrung rückblickend als einen der wertvollsten Karriereschritte.

Aus ihrer Sicht ist die Rolle sogar „eine der komfortabelsten Positionen, in denen man Führungserfahrung sammeln kann“. Executive Assistants übernehmen selbst keine disziplinarische Führung, erhalten aber tiefe Einblicke in Führungsprozesse, strategische Entscheidungsfindungen und organisatorische Dynamiken.

Auch Laura hebt die Lernmöglichkeiten hervor: „Man hat das Privileg, sehr viele Führungskräfte beobachten zu können. Wie treffen sie Entscheidungen? Wie gehen sie mit Konflikten um? Wie priorisieren sie unter Druck? Daraus formt man sein eigenes Bild, wie man in Zukunft führen möchte – und vielleicht auch, wie nicht.“

Drei Leadership-Lektionen, die kein Seminar vermittelt

Auf die Frage, was Laura von Tina über Führung bisher gelernt hat, nennt sie drei konkrete Punkte.

Mindset: „Du gehst mit positiver Haltung in jeden Termin und schaffst so Lust auf Veränderung.“

Fehlerkultur: „Es geht nie um Schuld, sondern darum, gemeinsam Lösungen zu finden. Das nimmt die Angst vor Fehlern.“

Kommunikation: „Du greifst zum Telefon und klärst Dinge direkt. Das löst Probleme oft schneller als lange E-Mails.“

Dr. Laura Lohoff

Executive Assistant

Tina Riedl‘s Rat an alle, die sich für das Executive Assistant Program interessieren:

„Wenn ihr die Möglichkeit habt, dann macht das. Das EAP ist eine tolle Erfahrung, die einem für die gesamte berufliche Laufbahn sehr viel Positives mitgibt. In meiner Karriere würde ich diese Rolle rückblickend als eine der wertvollsten bezeichnen."

Tina Riedl

Chief Operating Officer und Mitglied des Vorstands
Allianz Private Krankenversicherungs-AG

Fazit: Was du aus diesem Beitrag mitnehmen kannst

Das Executive Assistant Program der Allianz bietet High Potentials die Möglichkeit, Führung aus nächster Nähe zu erleben, Verantwortung zu übernehmen und sich gezielt weiterzuentwickeln. Die enge Zusammenarbeit mit einem Vorstandsmitglied schafft Einblicke, die in dieser Form nur selten möglich sind – und bereitet ideal auf die nächsten Karriereschritte vor.

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